電子定款とは会社設立時に作成が必要な定款を電子的に作成しようというものですが、これを作成するためにはいくつかの準備が必要です。

電子定款が電子でない、紙の定款と比較して一番大きく異なるのは署名というか印鑑です。紙の定款の場合には印鑑が必要ですが、電子定款の場合には電子署名が必要になります。電子署名を付けるためには、まず電子署名データが必要になります。普通の印鑑が本人を示すものであるように、電子署名データについても本人固有のもので、他人と重複したり、あるいは自分勝手にデータを書き換えられるようなものではいけません。

これはどのようにして入手できるかというと、役所で依頼することになります。マイナンバーカードに内蔵されているICチップにそのデータを入れてもらうことができるのです。データを入手したら、次はそのデータをパソコン内に取り込まなければなりません。ICカードのデータを読み込むカードリーダーが必要です。これは家電量販店でも普通に入手できます。

電子署名を付けるためにはデータとカードリーダーだけではまだ足りません。カードリーダーで読み込んだデータを定款のファイルに付与するためのアプリケーションが必要です。普通のワードとかPDFファイル用のアプリケーションではこのような芸当はできません。Acrobatの中にはそのような電子署名データをファイルに付与する機能を持っているものがありますので、そのようなアプリケーションを入手する必要があります。

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