電子定款の認証手続きの申請は法務省のオンラインシステムで行いますが、使うためには申請者情報の登録をします。

登録はパソコンの設定を変更する必要がありますが、具体的なことは申請者操作手引書(導入編)に詳しく書かれています。登録後に、同じページから申請用総合ソフトをダウンロードしてインストールを行います。後は、申請総合ソフトを使い送信します。使い方に関して詳しいマニュアルもあるので、先に確認しておくと良いです。また、電子定款を送信する公証役場は会社の本店所在地を管轄する役場になります。

電子定款を送信する前に役場に電話をして、これから送ることを伝えておくと手続もスムーズになり認証が終わった後も連絡が来ます。電話やメールで認証連絡が来たら、公証役場に行って定款を受けとります。電子定款の認証はインターネットで受取が出来ないため、直接役場に行ってデータを受けとります。これは15分ぐらいで済む簡単なものですが受取りには次のものです。

USBメモリやフロッピーなど、電子定款をプリントアウトしたもの2通(会社保存用と登記用)、発起人(出資者)全員の印鑑証明書、電子署名をした発起人以外の委任状です。また、認証手数料として50、000円、他の手数料が1、700円かかります。また、身分証明書と印鑑も必要です。公証役場に行く前に先に電話で連絡をして訪問日時を決めておきます。電子だと定款へ署名するのは代表者だけで良いです。ただ、代わりに他の発起人(出資者)から委任状が必要です。

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